Você sabia que é possível cortar custos, poupar dinheiro e ainda aumentar a capacidade de gestão da sua empresa? Uma maneira que a Limpeza com Zelo encontrou e queremos repassar é a metodologia de mapeamento de processos em sua empresa, de modo que o controle aumente e você consiga mensurar os resultados de forma mais assertiva.
Primeiramente, vamos começar entendendo:
O que são os processos empresariais?
Processos empresariais são atividades produzidas em sequência progressiva e que produzem um bem de serviço. Esses também podem ser definidos como a união de ações as quais existem um começo, meio e fim. Mas, é importante ressaltar que o "começo" não significa necessariamente ser alto material, podendo ser uma informação por exemplo. São através desses processos que as empresas executam suas funções, conquistam objetivos e gerenciam as atividades de maneira eficaz.
Como identificar os processos?
Depois de entender o que são os processos, o próximo passo é saber organizá-los. A divisão pode ocorrer por processos auxiliares ou processos indispensáveis. Processos auxiliares são aqueles baseados nas funções da empresa, podendo ser compreendido desde o primeiro contato com o cliente até a entrega do material final. Já os processos indispensáveis são aqueles que tratam de processos internos relacionados à própria empresa.
Conhecendo a metodologia do mapeamento de processos é possível entender e especificar um conjunto de pessoas, equipamentos, informações, procedimentos e materiais relacionados às atividades, para que dessa forma, seja possível identificar cada processo, quem o executa e a forma como ele é executado, podendo assim, realizar uma observação, visando o entendimento e aprimoramento desses.
Confira agora um check-list para desenvolver a sua própria metodologia de processos:
Através dessa lista é possível identificar os principais objetivos e métricas de análise e ação.
- Quais são os eventos que dão início a cada processo?
- Qual o objetivo com o fim de cada processo?
- Quais são as pessoas envolvidas?
- Quais são as áreas ou departamentos que estão envolvidos com o processo?
- Quem é o dono do processo (responsável pelo processo)?
- Existirão exceções administrativas, quais os casos?
- Quais são as metas dos processos?
- Quais são os indicadores de desempenho (KPI’s)?
- Que métricas utilizar?
- Quais são os recursos necessários para execução dos processos?
- É necessário anexar algum documento, qual?
- Quais as principais atividades a serem realizadas?
- Quem vai executar estas atividades?
- Quais são as principais interfaces com outros processos?
- Quais são os sistemas informatizados ou aplicações que dão suporte ao processo?
- Quais são as regras de negócio?
- Qual o volume / quantidade / frequência de execução do processo?
- Terei restrições?
- Existem riscos, quais são?
- Qual o tipo de processo: negócio ou suporte?
Agora que você já soube identificar os processos e montou o check list para dar início a sua própria metodologia de processos, veja o quão importante é para sua empresa: O mapeamento de processos traz conhecimento dos fluxos de relacionamento tanto interno quanto externos, sendo representados graficamente, demonstrando o fluxo operacional dentro da empresa. Outro fato importante é a construção de sistemas de mensuração, os quais indicam o desempenho, avaliando-os em tempo real de acordo com cada execução das tarefas, custos, produção e produtividade.
Fonte: Venki
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